Переезд офиса может быть обусловлен разными причинами: расширение или уменьшение компании, открытие нового офиса, слияние, возвращение в материнскую компанию и так далее. В любом случае всегда возникает вопрос об уменьшении затрат и в вопросе переезда офиса руководитель заинтересован минимизировать свои вложения.

Что для этого можно сделать?

Планирование

Необходимо составить полный список всего имущества.

Определить что из этого будет перевезено, что отправлено в утиль, а что необходимо приобрести уже на новом месте.

Составить план-схему размещения предметов на новом объекте с учетом их габаритов и площади нового офиса.

Учесть возможности использования лифтом, их габариты, размеры лестничных пролетов и коридоров, насколько позволят сделать переезд транспортные подъезды.

Исходя из этих данных определить сколько необходимо рабочих для переноса и автомобилей для перевозки.

А так же распределить роли между сотрудниками компании: кто собирает вещи в коробки, кто упаковывает, кто выносит в коридор или к машине и так далее. И, главное, — определить ответственных на каждом участке работы.

Подготовка к переезду

Все предметы необходимо подготовить заранее, но как можно ближе ко дню переезда чтобы минимизировать простои в работе офиса.

Всё, что нужно разобрать — подготовить в одном месте, что не требует разбора — в другом, всю «мелочь» сложить в коробки и соскладировать отдельно.

Не забываем всё промаркеровать, на мебель и оборудование наклеить строительный скотч, он не оставляет следов, и подписать.

Для упаковки документов, архивов следует использовать специальные архивную упаковку для бумаг, в которой в последующем можно оставить храниться и сами архивные документы.

Все свои личные рабочие вещи каждый сотрудник должен упаковывать сам, подписать и сдать ответственному лицу, а после переезда забрать и лично разложить на своем новом рабочем месте.

Перевозка

Для перевозки мебели и вещей стоит заказывать машину с запасом, то есть объем кузова машины должен превышать просчитанный объем вещей. Это необходимо для большей гарантии того, что всё войдет в одну машину, а значит уменьшит затраты.

Сам переезд стоит планировать в те дни, когда транспортная обстановка наиболее благоприятна — нет пробок, неплотное движение, оптимальный скоростной режим на дорогах. Лучше всего это делать во время выходных и праздничных дней. Однако, стоит уточнить в транспортной компании нет ли у них наценок в переезд в эти дни.

Всё можно и нужно заранее просчитать и спланировать. А если есть вопросы или не понятно как это сделать, то всегда можно обратиться в компанию по перевозке за помощью и советом.